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英外贸英语中最难学的一块就是外贸函电，它是一种商务信件，简单来说就是通过邮件或传真谈论交易。写外贸英语函电是外贸业务员的日常工作之一，然而真正能写好函电的业务员并不多。因为写函电需要扎实的外贸英语基础，还要遵循固定的格式，并且要注意用词用句传达出的语气。为了有助于一些初入外贸行业的新人能有一个好的开始，外贸英语函电怎么写？本文总结了一些必须注意的要点。
一、外贸函电的宗旨是把事情说清楚
因为每个人的英语水平不同，所以每个人对邮件的理解不同。很多外贸新手收到客户的邮件，根本无法用简洁的语言解释和回复清楚客户的问题。这样势必会让客户感觉你并不是个专业的外贸业务员，从而丧失与你合作的安全感。而有些英语水平很好的人因为脑海里有大量的词汇，他们会陷入反复思考中，为了把外贸函电写得漂亮高级，用上很多压韵的词，有些词甚至连客户都看不懂。当你觉得自己的邮件写得最标准、最完美的时候，恰恰是需要客户去适应你，这是很不成熟的做法。所以写外贸英语函电并不需要写的多漂亮，用词多高级，只要能把事情说清楚就可以了。
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二、须把握写函电的语气
很多外贸新手刚开始做业务的时候，觉得客户是上帝，我要把客户维护好，所以写的邮件语气非常弱势，类似于恳求客户。这种弱势其实就会给客户心理上的无限优势。客户反而会会不断地索取，一步步施压。所以新人刚开始写邮件给客户不需要很弱势，只要用自己的专业知识，抱着最真实的心态去处理邮件就好了，真诚才是打动客户的利器。
二、回复函电的时间和节奏
初步和客户建立联系的时候，业务员应该适当控制邮件的频率，更注重邮件的质量，因为这个时期客户是在筛选阶段，要给他足够的时间选择，但必须表现出自己的专业度和可靠度。当知道客户要到下单的阶段时，进度就要加快，毕竟打铁需趁热。对客户的需求加快频率会让客户觉得你很干练、专业、可靠。最后等待客户付款的阶段不用去催，但当天邮件一定要当天回复，这是一种专业的表现。
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